Verificări, Trasabilitate Și Audit

📄 /fonduri-in-asteptare/audit

📘 Reguli privind auditarea tranzacțiilor și trasabilitatea fondurilor în caz de control intern sau extern

Acest document stabilește regulile aplicabile proceselor de audit intern și extern privind fondurile aflate în așteptare. Auditul are rolul de a verifica integritatea tranzacțiilor, corectitudinea blocărilor și deblocărilor de fonduri, respectarea obligațiilor legale și funcționarea adecvată a mecanismelor de securitate și antifraudă.

🔵 1. Obiectivele auditului

Auditul fondurilor în așteptare are ca scop:

• verificarea trasabilității complete a fondurilor;• confirmarea respectării termenelor și procedurilor obligatorii;• identificarea eventualelor neconcordanțe sau erori operaționale;• evaluarea eficienței sistemelor antifraudă;• asigurarea conformității cu politicile interne și reglementările aplicabile.

🔵 2. Domeniul de aplicare

Auditul poate acoperi, în funcție de necesitate:

• toate tranzacțiile care implică fonduri în așteptare;• logurile de sistem asociate fiecărui eveniment;• fluxurile de plată dintre platformă, procesator și utilizatori;• blocările, deblocările și suspendările aplicate;• documentele și dovezile încărcate în tranzacție;• intervențiile manuale ale echipei platformei;• statusurile aplicate automat de sistem.

🔵 3. Tipuri de audit

Platforma poate efectua:

🟦 Audit intern periodic

Efectuat de echipa Transparent Deal, pentru verificarea conformității și funcționării corecte a mecanismelor financiare.

🟦 Audit intern ad-hoc

Declanșat în situații precum:• creșteri anormale de dispută;• semnale de fraudă;• comportamente neobișnuite ale utilizatorilor;• neconcordanțe între statusurile tranzacției și logurile financiare.

🟦 Audit extern

Realizat de autorități, entități de reglementare sau auditori independenți, atunci când este necesar.

🔵 4. Trasabilitatea fondurilor

Platforma asigură trasabilitatea completă a fondurilor prin:

• înregistrarea fiecărei acțiuni în loguri;• corelarea logurilor cu fluxurile generate de procesatorul de plăți;• păstrarea istoricului fiecărei modificări de status;• monitorizarea evenimentelor automate și manuale;• identificarea clară a responsabilității fiecărei acțiuni (utilizator, sistem, echipă).

Trasabilitatea este permanentă, completă și opozabilă utilizatorilor.

🔵 5. Documentele utilizate în audit

Pentru fiecare tranzacție auditată, platforma poate analiza:

• logurile asociate fondurilor în așteptare;• dovezile încărcate de utilizatori (poze, video, documente);• AWB, confirmări de livrare și statusurile curierilor;• istoricul comunicării în platformă;• datele tehnice privind autorizarea și captarea plății;• măsurile antifraudă aplicate în cursul tranzacției;• deciziile de blocare, suspendare sau deblocare de fonduri.

🔵 6. Accesul la date

Accesul la datele utilizate în audit este:

• restricționat exclusiv personalului autorizat;• logat integral;• supus controalelor interne de securitate;• adaptat obligațiilor legale privind protecția datelor.

Utilizatorii nu au acces direct la documentele tehnice sau la logurile utilizate în audit.

🔵 7. Rezultatele auditului

Rezultatele auditului pot conduce la:

• confirmarea corectitudinii fluxurilor financiare;• identificarea unor nereguli tehnice sau operaționale;• ajustarea procedurilor interne;• reanalizarea unor tranzacții sau fonduri suspendate;• măsuri împotriva utilizatorilor care au încălcat regulile;• raportări către autorități, dacă este cazul.

🔵 8. Corectarea erorilor

Dacă auditul relevă erori:

• platforma corectează statusurile tranzacțiilor;• deblochează sau restituie fondurile, după caz;• modifică logurile doar prin adăugare, niciodată prin ștergere;• aplică măsuri de remediere la nivel de sistem.

🔵 9. Auditul ca probă oficială

📌 Datele rezultate în urma auditului sunt considerate probă oficială în:

• soluționarea disputelor;• investigații antifraudă;• proceduri administrative sau judiciare.

Platforma poate utiliza rezultatele auditului pentru a adopta decizii finale privind tranzacțiile și conturile implicate.

🔵 10. Regula finală

📌 Toate operațiunile efectuate asupra fondurilor în așteptare sunt supuse auditurilor interne și externe.Trasabilitatea integrală este obligatorie și garantată de platformă.