Arhivare, Audit Și Trasabilitate

📄 /dispute/audit

📘 Reguli privind auditarea disputelor și trasabilitatea deciziilor

Acest document stabilește regulile aplicabile auditării interne și externe a disputelor, precum și cerințele obligatorii privind trasabilitatea tuturor acțiunilor și deciziilor adoptate în procesul de soluționare. Auditul are rolul de a asigura integritatea, obiectivitatea și verificabilitatea mecanismului de soluționare a disputelor.

🔵 1. Principiul general al auditării

Transparent Deal păstrează un istoric complet și verificabil al fiecărei dispute, incluzând:

• acțiunile efectuate de utilizatori;• acțiunile efectuate de platformă;• statusurile tranzacției;• momentul fiecărei modificări;• dovezile încărcate și evaluările realizate;• decizia finală și justificarea acesteia.

Toate datele sunt arhivate în mod securizat și pot fi supuse auditului intern sau extern.

🔵 2. Obiectivele auditului

Auditul are următoarele scopuri:

• verificarea respectării procedurilor obligatorii;• confirmarea imparțialității deciziilor;• identificarea eventualelor erori de procesare;• asigurarea trasabilității complete a cazului;• detectarea tentativelor de fraudă sau manipulare;• documentarea pentru controale oficiale sau cereri ale autorităților competente.

🔵 3. Elemente arhivate în sistem

Pentru fiecare dispută sunt arhivate obligatoriu:

3.1. Datele inițiale ale disputei

• ID-ul tranzacției;• data și ora deschiderii;• temeiul invocat (motivul disputei);• utilizatorul care a inițiat disputa.

3.2. Dovezile furnizate

• fotografii;• înregistrări video;• AWB/confirmări de curier;• mesaje interne;• documente suplimentare solicitate.

3.3. Acțiunile procesate

• vizualizări;• solicitări de dovezi;• răspunsurile părților;• verificări tehnice;• consultări cu specialiști (dacă există).

3.4. Analiza internă și decizia

• justificarea completă a deciziei;• criteriile aplicate;• eventuale recomandări secundare;• măsuri asupra conturilor implicate.

🔵 4. Reguli privind trasabilitatea

Toate acțiunile sunt înregistrate cu:

• marcaj temporal exact (data/ora, fus orar);• identificatorul intern al persoanei sau modulului automat care a realizat acțiunea;• rezultatul operațiunii;• eventualele notificări trimise utilizatorilor.

Nu este permisă modificarea sau ștergerea acestor înregistrări.

🔵 5. Audit intern

Disputele pot fi analizate periodic de către echipa dedicată, pentru:

• verificarea aplicării uniforme a procedurilor;• identificarea erorilor sistemice;• ajustarea procedurilor interne în funcție de concluzii;• monitorizarea timpilor de procesare.

Auditul intern poate recomanda reluarea unei dispute în situații excepționale.

🔵 6. Audit extern

La solicitarea autorităților competente sau în contextul unor controale oficiale, Transparent Deal poate pune la dispoziție:

• istoricul complet al disputei;• justificările deciziilor;• logurile tehnice relevante;• documentele înregistrate în cadrul tranzacției.

Datele sunt furnizate strict conform legislației aplicabile (GDPR, legislație fiscală, legislație comercială).

🔵 7. Confidențialitate și limitări

• Accesul la arhiva disputelor este restricționat strict la personalul autorizat.• Informațiile din disputele altor utilizatori nu pot fi accesate sau utilizate în alte scopuri.• Utilizatorii pot primi informații doar din propria dispută, fără acces la datele interne ale platformei.

🔵 8. Regula finală

📌 Toate disputele sunt arhivate integral, fără excepție, iar deciziile sunt auditabile în orice moment.Acest mecanism garantează transparență, responsabilitate și posibilitatea verificării oricărei soluții.